OFFICEZERO PRIVAATSUSPOLIITIKA

Kehtib alates: 1.09.2026

Käesolev privaatsuspoliitika (edaspidi: Privaatsuspoliitika) selgitab, kuidas OfficeZero OÜ (edaspidi: OfficeZero või meie) kogub, töötleb, säilitab ja kaitseb füüsiliste isikute ja Kasutajate (edaspidi: Teie) isikuandmeid, kui kasutate meie tarkvarateenust, veebilehte ja teadmusbaasi platvormi (edaspidi: Teenus).

Oleme võtnud endale kohustuse kaitsta Teie privaatsust ning töötleda isikuandmeid viisil, mis on läbipaistev, turvaline ning vastavuses Euroopa Liidu isikuandmete kaitse üldmäärusega (GDPR) ja kehtivate õigusaktidega.

1. Vastutav töötleja

• Ettevõtte nimi: OfficeZero OÜ
• Registrikood: 17560884
• Aadress: Koidutähe 13, Tartu, 51011, Eesti
• E-post isikuandmete küsimustes: support@officezero.eu

2. Isikuandmed

Kogume ja töötleme ainult andmeid, mis on vajalikud Teenuse osutamiseks, turvalisuse tagamiseks ja lepinguliste kohustuste täitmiseks:

• Konto- ja kontaktandmed: E-posti aadress, nimi, eelistatud keel, kasutajakonto seaded ning parool (säilitatakse üksnes krüpteeritud räsi kujul).
• Autentimisandmed: Kui kasutate sisselogimiseks kolmanda osapoole või eID lahendusi (nt Web-eID, Smart-ID, Passkey/WebAuthn, Google OAuth), töötleme autentimisteenuse pakkuja poolt edastatud identifitseerimistunnuseid.
• Arveldus- ja makseandmed: Maksete ja arvete andmed, konto staatus ja saldo arvutatakse reaalajas. Märkus: Maksekaardi täielikke andmeid töötleb otse meie volitatud maksetöötleja LHV Pank, OfficeZero ei näe ega säilita Teie täielikke kaardiandmeid.
• Sisu ja teadmusbaasi andmed: Dokumendid, tekstid, failid ning päringud, mida üles laadite või Teenusesse sisestate graafide ja teadmusbaasi moodustamiseks.
• Tehnilised andmed ja logid: IP-aadress, seadme ja veebibrauseri tüüp, operatsioonisüsteem, päringute ajatemplid ning rakenduse kasutuslogid (vajalikud süsteemi turvalisuse ja veakindluse tagamiseks).

3. Tehisintellekti ja dokumenditöötluse eritingimused

Suhtume Teie sisestatud andmetesse ja dokumentidesse täieliku konfidentsiaalsusega:

3.1. Andmete kuuluvus ja privaatsus: Kõik Teie poolt üles laaditud dokumendid, genereeritud teadmusgraafid ja RAG-päringud kuuluvad Teile ja on privaatsed.

3.2. Mudelite treenimise keeld: OfficeZero ei kasuta Teie privaatseid dokumente, teadmusbaasi kirjeid ega päringuid avalike tehisintellektimudelite ega kolmandate osapoolte algoritmide treenimiseks.

3.3. Vektorandmebaasid ja lokaliseeritus: Dokumentidest moodustatud vektorandmed ja graafipõhised struktuurid salvestatakse turvaliselt ning isoleeritult Euroopa Liidus asuvates serverites.

4. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslik alus

Töötleme Teie isikuandmeid järgmistel õiguslikel alustel ja eesmärkidel:

• Lepingu täitmine (GDPR art 6 lg 1 p b): Teenuse osutamiseks, konto haldamiseks, klienditoe pakkumiseks ja arvelduse teostamiseks.
• Juriidiline kohustus (GDPR art 6 lg 1 p c): Raamatupidamise ja maksualaste seaduste täitmiseks (nt tehingute ja arvete säilitamine).
• Õigustatud huvi (GDPR art 6 lg 1 p f): Teenuse turvalisuse tagamiseks, küberrünnakute ennetamiseks, süsteemirikete tuvastamiseks ning Teenuse kvaliteedi parendamiseks.
• Nõusolek (GDPR art 6 lg 1 p a): Otseturunduslike teavituste või uudiskirjade saatmiseks (kui olete andnud selleks eraldi nõusoleku).

5. Andmete säilitamise asukoht ja serverid

5.1. Kogu OfficeZero taristu, andmebaasid ja serverid asuvad Euroopa Liidu (EL) / Euroopa Majanduspiirkonna (EMP) piires.

5.2. Me ei edasta Teie isikuandmeid ega dokumente väljapoole Euroopa Majanduspiirkonda, v.a juhul, kui see on vahetult vajalik spetsiifilise volitatud töötleja teenuse osutamiseks ning tagatud on GDPR-i nõuetele vastavad kaitsemeetmed (nt standardandmekaitseklauslid / Standard Contractual Clauses).

6. Volitatud töötlejad ja kolmandad isikud

Võime jagada Teie andmeid rangelt piiratud ulatuses ja ainult usaldusväärsete volitatud töötlejatega, kes pakuvad meile vajalikke teenuseid:

• Makseteenuse pakkujad: Pangad ja volitatud makseasutused maksete töötlemiseks.
• Serveri- ja pilveteenuste pakkujad: Euroopa Liidu andmekeskused andmete majutamiseks ja säilitamiseks.
• Teavitusteenused: E-posti edastamise teenused tehinguliste e-kirjade ja paroolitaaste saatmiseks.

Kõik volitatud töötlejad on kohustatud tagama andmete kaitse samal tasemel nagu OfficeZero ning nad ei tohi kasuta Teie andmeid oma isiklikel eesmärkidel.

7. Isikuandmete säilitamise aeg

7.1. Säilitame Teie isikuandmeid seni, kuni Teie kasutajakonto on aktiivne ja Leping kehtib.

7.2. Konto sulgemisel või kustutamistaotluse esitamisel kustutatakse või anonüümistatakse Teie konto andmed, dokumendid ning teadmusgraafid süsteemist koheselt ja pöördumatult.

7.3. Raamatupidamisdokumente ja arveid säilitame seadusest tulenevalt 7 (seitse) aastat alates vastava majandusaasta lõpust.

8. Teie õigused seoses oma isikuandmetega

GDPR-i kohaselt on Teil oma isikuandmete suhtes järgmised õigused:

• Õigus andmetega tutvuda: Õigus küsida kinnitust andmete töötlemise kohta ning saada koopia oma isikuandmetest.
• Õigus andmete parandamisele: Õigus nõuda ebaõigete või mittetäielike andmete parandamist.
• Õigus andmete kustutamisele ("õigus olla unustatud"): Õigus nõuda oma isikuandmete kustutamist, kui andmete töötlemiseks puudub seaduslik alus.
• Õigus andmete ülekandmisele: Õigus saada oma andmed masinloetavas formaadis ning edastada need teisele teenusepakkujale.
• Õigus võtta tagasi nõusolek: Kui töötlemine põhineb nõusolekul (nt uudiskirjad), on Teil õigus nõusolek igal ajal tagasi võtta kirja jaluses oleva lingi kaudu.

Oma õiguste teostamiseks palume võtta meiega ühendust e-posti teel: support@officezero.eu. Vastame Teie taotlusele hiljemalt 5 tööpäeva jooksul.

9. Küpsised ja jälgimistehnoloogiad

9.1. OfficeZero veebirakendus kasutab üksnes tehniliselt vajalikke küpsiseid ja brauseri kohalikku salvestusruumi, mis on hädavajalikud sisselogimissessiooni hoidmiseks, turvalisuse tagamiseks ja kasutaja eelistuste (nt teema, keel) meelespidamiseks.

9.2. Me ei kasuta privaatsust riivavaid kolmandate osapoolte reklaami- ega jälgimisküpsiseid.

10. Järelevalveasutus ja kaebuste esitamine

Kui leiate, et oleme Teie isikuandmete töötlemisel rikkunud Teie õigusi, on Teil õigus pöörduda kaebusega riikliku andmekaitseasutuse poole:
Andmekaitse Inspektsioon
Veebiaadress: www.aki.ee
Aadress: Tatari 39, 10134 Tallinn
E-post: info@aki.ee